BPM (Business Process Management) es una metodología que te permite conocer, analizar y mejorar los procesos de tu empresa de forma integral y continua. Con BPM puedes optimizar el uso de los recursos, reducir los costes, aumentar la calidad, mejorar la satisfacción del cliente y adaptarte a los cambios del mercado. En este blog te explicamos qué es BPM, cómo implementarlo en tu empresa y qué beneficios puedes obtener al usarlo.
¿Qué es BPM?
La Gestión de Procesos de Negocio, también conocida como Business Process Management (BPM), es una disciplina que busca mejorar los procesos de negocio de una empresa, integrando los procesos, las personas y las tecnologías de la información.
A través de la gestión por procesos, las empresas pueden conocer, modelar, estudiar, medir y optimizar sus procesos para satisfacer los objetivos del negocio.
¿Cómo implementar BPM en tu empresa?
Implementar BPM en tu empresa es un proceso que requiere planificación, participación y seguimiento. De acuerdo a los expertos, se pueden seguir los siguientes pasos:
Planificación: se trata de definir los objetivos, el alcance y los recursos del proyecto BPM, así como identificar los procesos que se quieren mejorar y los indicadores que se van a medir.
Análisis: se identifican los procesos actuales, detectando sus fortalezas y debilidades, y evaluando las oportunidades de mejora y las necesidades de los clientes.
Diseño: Creación de los nuevos procesos, usando la notación BPMN o alguna otra herramienta de modelado, definiendo las reglas de negocio, los roles y las responsabilidades de cada actor.
Ejecución: puesta en marcha de los nuevos procesos, usando una plataforma o un sistema BPM que permita automatizar, integrar y monitorear las actividades. También se debe capacitar y comunicar a los usuarios sobre el cambio.
Optimización: medición del rendimiento de los procesos, usando los indicadores definidos previamente, y analizando los resultados para identificar posibles desviaciones o áreas de mejora. Se debe establecer un ciclo de mejora continua que permita adaptar los procesos a las necesidades cambiantes del negocio y del mercado.
¿Cómo medir el performance de los procesos empresariales?
La performance del proceso en BPM se puede medir de diferentes formas, según el objetivo y el tipo de proceso que se quiera evaluar. Algunas de ellas son:
- Usar indicadores clave de rendimiento (KPI) que reflejen los resultados esperados del proceso, como la calidad, el tiempo, el costo, la satisfacción del cliente, etc. Con estos indicadores identificamos oportunidades de mejora.
- Usar herramientas y sistemas especializados que permitan automatizar la gestión de procesos y facilitar su ejecución, seguimiento y optimización. Microsoft Power BI, Asana, Appian, Bizagi, son algunas de ellas.
- Usar métricas de madurez que midan el esfuerzo de la organización para involucrarse y comprometerse con BPM. Estas métricas pueden estimar lo invertido y los réditos esperados de la implementación de BPM. Una métrica común es contar el número de procesos de mejora según su grado de adopción.
Beneficios del BPM para tu empresa
Implementar BPM en tu empresa tiene muchos beneficios, tanto a nivel operativo como estratégico. Algunos de ellos son:
- Eliminar tareas duplicadas y automatizarlas, lo que reduce los costes y los errores humanos.
- Incrementar la eficiencia, la calidad y la productividad de los procesos, lo que mejora el rendimiento y la competitividad de la empresa.
- Asegurar el cumplimiento de las reglas de negocio y las normativas legales, lo que evita sanciones y riesgos reputacionales.
- Monitorizar y medir el desempeño de los procesos, lo que permite identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones basadas en datos.
- Aumentar la agilidad y la flexibilidad de los procesos, lo que facilita la adaptación a los cambios del mercado y las necesidades de los clientes.
- Mejorar la transparencia y la colaboración entre los diferentes actores involucrados en los procesos, lo que favorece la comunicación y la satisfacción de los clientes internos y externos.
Adoptar la gestión de procesos de negocios en tu empresa puede traerte muchas ventajas que se traducen en una mayor rentabilidad y sostenibilidad de tu negocio.